De kaper
Elke vergadering heeft wel 1 of meer kapers. Dat zijn die personen die continue onderbreken en aan het woord willen zijn over onderwerpen die niet eens op de agenda staan. Zij kunnen zich echt uitleven in een vergadering op afstand, want de invloed van de groep voelt zij op afstand veel minder. Ik heb het nu (en de rest van dit blog) over een haar, maar deze karakters kunnen zowel mannen als vrouwen zijn.
De kaper moet je als voorzitter kort houden. Vaak weet je al van tevoren op wie je moet letten. Laat jezelf en anders niet zomaar onderbreken. Gebeurt het toch, vraag haar op haar beurt te wachten en overige onderwerpen buiten de vergadering te bespreken.
De kletskous
Dit zijn de mensen die het liefst vandaag nog weer kantoor willen omdat ze het sociale aspect missen. Het kletsen bij de koffiemachine. Doordat dat nu even niet kan, zijn dit wel de enthousiaste deelnemers aan videovergadering. Puur voor de gezelligheid. In de meeting zijn ze vaak aan het woord over van alles en nog wat. Als het maar gezellig is.
Natuurlijk zijn dit ook de mensen die juist in de huidige situatie belangrijk zijn voor het team en vergaderingen minder zakelijk kunnen maken. Maar laat hen zeker niet de vergadering overnemen, houd de agenda in de gaten en zorg dat ook anderen aan het woord komen. Wat ook goed werkt is om aan het begin en einde van de meeting wat tijd in te ruimen voor dit sociale aspect en juist niet over zakelijk onderwerpen te spreken. Zo geef je de kletskous toch ruimte om te ‘socializen’.
De ijdeltuit
Als je in een videovergadering om je heen kijkt, pik je ook de ijdeltuit er zo uit. De persoon die iets te vaak naar zichzelf in beeld kijkt en continue bezig is met het perfecte plaatje. Vaak ook iets netter gekleed vergeleken met de rest. Dress to impress, ook al zit je thuis. Dat lijkt haar motto.
Het grootste gevaar voor dit karakter, is dat zij zo veel met zichzelf bezig is dat ze minder aandacht heeft voor de inhoud van de vergadering. Als je dat als voorzitter van de vergadering opmerkt, kun je hierop inspelen door haar actief te betrekken in de discussie. Stel haar een uitdagende vraag, dan leert ze het wel af met andere dingen bezig te zijn :-).
De gluurder
De persoon die wel deelneemt, maar zijn camera consequent uit heeft staan en ook niet actief deelneemt in de gesprekken. In een team voelt dit niet heel erg collegiaal. Tegelijk hoeft het niet altijd een probleem te zijn, want je hebt er in principe in de vergadering weinig last van. Toch is het een gek idee dat iemand op afstand een beetje mee gluurt.
Heb je dan ook in een videovergadering te maken met een gluurder, dan kun je als voorzitter hier natuurlijk wel iets aan doen. Zo is het slim om voorafgaand aan een videovergadering afspraken te maken over gedragsregels. Bijvoorbeeld dat iedereen zijn microfoon standaard zijn camera aan heeft staan en microfoon uit. Heb je dat afgesproken, dan is het ook eenvoudiger om iemand aan te spreken op het feit dat de camera toch uit staat. Ook kun je deze personen natuurlijk actief betrekken in discussies.
De grappenmaker
De persoon die altijd de grappigste van de vergadering wil zijn. Hoewel je hier misschien niet altijd op zit te wachten, kan humor kan het verloop van een videovergadering ook positief beïnvloeden. Bijvoorbeeld als de meeting wat moeizaam verloopt. Bijvoorbeeld bij technische issues, die nog wel eens voorkomen bij een videovergadering. Of bij verhitte discussies.
Maar het moet natuurlijk geen stand-up comedy worden. Plus de grappen moeten nooit ten koste gaan van iemand anders. Mocht dit gebeuren, dan moet je hier als voorzitter gelijk op ingrijpen. Weet je dat er een grappenmaker in de groep, speel hierin dan op in door haar te vragen een goede grap te vertellen aan het einde van de meeting. Heb je meteen een leuke afsluiting.
De multi-tasker
Tenslotte, iemand die je zeker herkent. De persoon die bezig is met 101 dingen tijdens de videovergadering. Bijvoorbeeld tijdens de meeting nog een voorstel uitwerken in een ander venster, de kinderen op de achtergrond bezig houden, een pakketje aannemen van de bezorger etc. Zeker nu we vaak thuiswerken, is de afleiding erg groot voor sommigen. Dit probleem speelde natuurlijk minder vaak toen iedereen nog bij elkaar zat in dezelfde saaie vergaderzaal.
Zie je dit gebeuren als voorzitter van de vergadering, dan kun je de multi-tasker natuurlijk prima op haar gedrag aanspreken. Het is namelijk ook wel zo fatsoenlijk ten opzichte van de anderen dat je niet met andere zaken bezig bent. Natuurlijk hangt het ook een beetje af wat je ziet gebeuren. Checkt iemand even een berichtje op zijn telefoon, dan hoef je hier niet direct iets van te zeggen.
Meer videovergader karakters
Dit is zeker geen uitputtende lijst, natuurlijk zijn er meer herkenbare karakters. Ken je nog een goede, laat het ons weten. Via een reactie op Linkedin, via chat linksonder of gewoon via onze contact pagina.
Leer beter videovergaderen bij GoGrapefruit
Effectief videovergaderen is natuurlijk wel wennen en vraagt andere vaardigheden. Je moet je communicatie & presentatie skills extra inzetten om een online overleg soepel te laten verlopen en de afstand tussen de deelnemers te verkleinen. De vaardigheden voor een normaal overleg heb je door de jaren langzaam fijn geslepen. Voor een online overleg zul je ook veel overleggen moeten voeren om dit op hetzelfde niveau te krijgen. Dit proces kun je versnellen door het volgen van onze videovergaderen training en coaching. Meer weten? Neem contact met ons op of plan direct online een afspraak.
