Het is namelijk soms bijna alsof technologie al onze communicatie problemen gaat oplossen. Maar volgens mij is het niet de Zoom meeting die een team effectief laten samenwerken of een Teams gesprek dat een goed advies geeft aan de klant. Het zijn nog altijd mensen die dit doen. Menselijke communicatie op afstand. Een aspect waar we iets best iets meer op zouden kunnen focussen.
Een beetje vergelijkbare situatie zijn die pijlen op de vloer momenteel. Je kent ze wel. Op ons kantoor hebben we ze ook. Die stickers zijn relatief snel aangebracht. Daarmee lijkt het probleem snel opgelost en is een kantoor of de winkel snel Covid-19 proof. Toch zie ik letterlijk niemand die pijlen volgen. Simpelweg, omdat we te veel op de ‘tools’ (de stickers) hebben gefocust en te weinig op de bijbehorende verandering van het gedrag bij de mensen die er mee moeten werken (de pijlen volgen). Die verandering van gedrag is namelijk veel complexer en vraagt een langere adem. Iets waar je als organisatie dus misschien ook wat minder trek in hebt. Dan voelt het plakken van enkele stickers wat overzichtelijker.
Focus op videogesprek technologie
Zo is het precies ook met (video) communicatie op afstand. Fysiek contact is door Covid-19 plotseling niet meer mogelijk en organisaties moeten dit oplossen om te kunnen blijven functioneren. Liefst zo snel mogelijk. Dus duiken we met z’n allen op de ‘tools’. In dit geval Zoom, Teams en de rest. Zonder deze technologie immers geen gesprek of overleg op afstand. De selectie en implementatie van een technologie is voor de meeste organisaties ook wel een vertrouwd proces. Met wat tijd, budget en een goede project manager, is dit snel gedaan. Nu enkele maanden na de start van de pandemie zullen de meeste bedrijven en instellingen dit wel voor elkaar hebben. Alles opgelost toch? Maar hoe zit het nu met de menselijke kant van deze noodzakelijke verandering? Mijn inschatting is van niet en dat hier nog onvoldoende aandacht voor is.
Communicatie is mensenwerk
Een vaak genoemde theorie bij communicatie is dat slechts 7% gaat over wat je zegt en 93% over hoe je iets zegt en je non-verbale gedrag. Deze theorie kent veel kritiek. Maar ook al zullen de exacte cijfers niet kloppen, het geeft aan dat er veel bij komt kijken om goed te communiceren. Bedenk maar eens wat er allemaal in een normaal (fysiek) overleg gebeurt. Natuurlijk is er de inhoud van datgene wat besproken wordt. Maar er gebeurt zoveel meer. Als deelnemer ben je ongemerkt continue het overleg en de deelnemers aan het scannen met al onze zintuigen. We gebruiken onze ervaring, instincten en onze emoties om alle interactie in het overleg op waarde te schatten.
Veel van deze vaardigheden werken niet of anders in een videogesprek of online overleg. De allerbeste technologie in de wereld gaat dit niet oplossen. Een videoverbinding faciliteert beeld en geluid, maar dit is slechts 1 dimensie van het gesprek of overleg. Het betekent dat je simpelweg harder moet werken en andere vaardigheden moet inzetten om alles mee te krijgen van de interactie. Dat leer je niet vandaag op morgen. Net zo goed als we onze (fysieke) vergadervaardigheden ook over de jaren hebben ontwikkeld. Een goede begeleiding, training en coaching kan er bij helpen om dit proces te versnellen. Hoe lang dit duurt, verschilt ook per mens. Natuurlijk heb je die natuurtalenten, waarbij het niet lijkt uit te maken dat een overleg nu via video gaat. Maar dat zijn echt de uitzonderingen. Mijn inschatting is dat je zo een jaar verder bent met wekelijkse communicatie op afstand, voor je je comfortabel begint te voelen en automatisch de juiste vaardigheden toepast.
Ik vraag me af hoeveel organisaties hier momenteel mee bezig zijn. Ik schat in dat bij de meeste organisaties de focus nog ligt op de genoemde tools. Terwijl het juist nu noodzakelijk is om deze verandering duurzaam te maken en voorbereidt te zijn op een toekomst waarin communicatie veel op afstand zal plaatsvinden. Communicatie is en blijft mensenwerk. Laten we dat niet vergeten. En laten we onze mensen dan dus ook optimaal faciliteren en voorbereiden. Er is ook een risico dat als we dit niet doen, over een jaartje alle geïmplementeerde videogesprek technologie en bijbehorende webcams stof lopen te happen. En dat zou zonde zijn, want video kan echt een toegevoegde waarde zijn in de communicatiemix van elke organisatie. Zowel wij altijd zeggen: Digitaal, persoonlijk en toch heel dichtbij
Hoe kan GoGrapefruit helpen?
GoGrapefruit traint en coacht mensen op communicatie op afstand. Zowel voor videogesprekken (1-op-1) als op videovergaderingen. We verzorgen losse trainingen, maar ook langer lopende programma’s waarin we vaardigheden duurzaam aanleren. Lees meer info over onze training en coaching.
Daarnaast kan GoGrapefruit meedenken in de strategie en implementatie van (video) communicatie. Onze jarenlange ervaring, expertise en focus op het videogesprek is een toegevoegde waarde voor iedereen die hier mee bezig gaat. Meer info? Neem dan even contact op.
