1) Plannen kost zoveel minder moeite
Hoe lastig is het om een groep mensen bij elkaar te krijgen in één ruimte. Een nachtmerrie voor iedereen die hiervoor verantwoordelijk is. Zeker als de vereiste deelnemers verspreid zitten over verschillende vestigingen of altijd onderweg zijn. Met een videovergadering wordt dit zoveel gemakkelijk. Locatie is niet langer belangrijk. Geen reistijd meer voor en na het overleg. Tel daarbij dat online overleggen vaak korter zijn. Dus wordt het plannen van een overleg zoveel eenvoudiger.
2) Minder praten, meer besluiten
Het is inmiddels algemeen bekend dat een videovergadering korter is. Simpelweg ook, omdat niemand trek heeft om lang achter de webcam te zitten. Waarbij bij een fysiek overleg een uur bijna altijd te kort is, gaat het online vaak veel sneller. Wat helpt, is dat de voorbereiding bij een videovergadering vaak ook iets beter is. Omdat structuur belangrijk is online, is er altijd wel een agenda en worden belangrijke stukken vooraf gestuurd. Dat maakt het overleg een stuk concreter en efficiënter.
3) Delen is zooooo eenvoudig
Denk eens terug aan die overleggen waarbij iemand iets wilde presenteren. Weet je nog hoe lastig dat soms was. Het aansluiten van de laptop op een scherm, het vinden van het juiste kabeltje, de laptop die leeg was. Maar ook het schuiven van stoelen of wisselen van plek, om het scherm goed te kunnen zien. En bedenk dan eens hoe makkelijk het is om een presentatie te delen in een online overleg. Een druk op de knop en iedereen heeft full-screen de slides in beeld. Goed leesbaar. Vragen kunnen worden gesteld via de chat, zonder de presentatie te onderbreken. Zoveel efficienter. Natuurlijk kan nog het nog steeds zo zijn dat iemand de presentatie niet interessant vindt en besluit iets anders te gaan doen. Maar dat is altijd nog beter dan dat bij een fysiek overleg iemand op zijn telefoon gaat spelen of besluit te gaan kletsen met de buurman.
4) Betere balans inbreng deelnemers
Je kent ze wel, die collega’s die het overleg overheersen door luid te praten en anderen te onderbreken. In fysieke overleggen is er vaak een disbalans in deelname van deelnemers aan het overleg, puur en alleen gebaseerd op gedrag. In een videovergadering worden die verschillen duidelijk minder. Die overheersende collega lijkt nu ineens stuk stiller. Iedereen is gekaderd in hetzelfde (video)frame en moet communiceren via een webcam en microfoon. De kracht van houding en stem verminderd daardoor. Het komt veel meer aan op goede communicatie vaardigheden. Al met al is er meer balans in het overleg en heeft iedereen kans om zijn zegje te doen.
5) Start op tijd, eindig op tijd
De tijden zijn voorbij dat je de file of het openbaar vervoer als excuus kon gebruiken om te laat te komen bij een vergadering. Of dat je snel even naar het toilet ging of een kop koffie pakte. Een videovergadering start gewoon op tijd, of tenminste veel vaker op tijd dan een reguliere meeting. Gewoon ook, omdat het kan. Met één click zit je namelijk in de meeting. Er is dus gewoon geen echt excuus meer. Ok, misschien als je nog niet zo ervaren bent met de techniek, kan er in het begin nog eens een technisch issue zijn (geluid werkt niet). Maar na enkele meetings kan dat ook geen reden meer zijn om later te beginnen. Hoe prettig is dat, dat je overleg gewoon op tijd begint. En op tijd eindigt. Zodat je weer op tijd bent voor je volgende online overleg.
6) Gewoon lekker dragen wat je wil
Nu iedereen meer vanuit huis werkt of vanuit rustige kantooromgevingen, is er ook een verandering te zien in de kleding. Meer en meer mensen dragen gewoon wat ze prettig vinden en wat comfortabel zit. Er is vaak geen noodzaak meer om heel formeel en netjes te kleden, omdat je collega’s dat ook doen en dit de cultuur van het bedrijf is. Dit wil niet zeggen dat je er helemaal niet over hoeft na te denken. Zeker bij videovergaderingen met klanten of externe partners zul je altijd nog representatief voor de camera willen gaan zitten. Maar in meer interne overleggen is niet meer nodig om tijd te verspillen aan het strijken van je overhemd of het poetsen van je schoenen.
7) Vrijheid van locatie
Hoe prettig is dat, dat iedereen kan deelnemen vanaf elke plek. Vanuit huis, kantoor, hotel, het strand etc. Door Covid-19 hebben we dit natuurlijk goed kunnen ervaren omdat iedereen verplicht thuis zat. Maar het toekomstige werken zal waarschijnlijk veel meer locatie onafhankelijk zijn. Prettig voor werknemers, die veel meer vrijheid krijgen om te gaan wonen waar ze willen. Of om te kunnen reizen en werken. Maar ook prettig voor werkgevers. Deze zijn niet langer gebonden door de lokale arbeidsmarkt rondom het kantoor, maar kunnen putten uit een vele grotere vijver. Tel daarbij op de mensen die niet in staat waren om te reizen voor werk, door een handicap of andere reden, nu ook in aanmerking komen voor diverse functies.
Dit waren 7 rederen waarom videovergaderen zo’n praktische oplossing is en een vast onderdeel gaat worden van het moderne werken. Natuurlijk zijn er ook nadelen. Op afstand werken en vergaderen kan er voor zorgen, dat je minder een relatie voelt met je collega’s. Tijdens een overleg kun je minder goed het non-verbale gedrag interpreteren van andere deelnemers. De mogelijkheid om te netwerken voor en na een overleg is minder. Maar de voordelen wegen in de meeste gevallen makkelijk op tegen de nadelen. Dus of je nu wel of geen fan bent van videovergaderen, je kunt er maar beter aan wennen. Want het videogesprek is een blijvertje.
Beter videovergaderen met GoGrapefruit
Effectief videovergaderen is natuurlijk wel wennen en vraagt andere vaardigheden. Je moet je communicatie & presentatie skills extra inzetten om een online overleg soepel te laten verlopen en de afstand tussen de deelnemers te verkleinen. De vaardigheden voor een normaal overleg heb je door de jaren langzaam fijn geslepen. Voor een online overleg zul je ook veel overleggen moeten voeren om dit op hetzelfde niveau te krijgen. Dit proces kun je versnellen door het volgen van onze videovergaderen training en coaching. Meer weten? Neem contact met ons op of plan direct online een afspraak.
