Door het coronavirus zijn velen van ons de komende weken veroordeeld tot het werken vanuit het huis. Als GoGrapefruit zijn we experts in het werken op afstand. Graag delen we onze beste tips voor productief thuiswerken tijdens corona. Zo ben je de komende periode thuis net zo effectief als op kantoor. Of misschien nog wel effectiever.
Deze tips zijn zeker geen harde regels en passen wellicht niet in elke situatie. Ze hebben ons in ieder geval altijd erg hebben geholpen. Dus doe er je voordeel mee. En we willen iedereen aanmoedigen om suggesties en ervaringen te delen in de opmerkingen. Alle input waarmee we elkaar nu kunnen helpen is welkom!
1 | Ontwikkel een routine
Dit is waarschijnlijk een van de belangrijkste tips. Op kantoor wordt het ritme door de organisatie bepaald en is er maar heel beperkt ruimte om je eigen invulling aan de tijd te geven. Thuis kun je dit nu grotendeels zelf bepalen, als je familie dit toestaat natuurlijk :-).
Ben je een vroege vogel. Sta dan bijvoorbeeld om 6:00 op, zodat je al 1 of 2 uren hebt kunnen werken voor de rest van het huis wakker wordt. Niets lekkerder om te gaan ontbijten als je al je emails hebt afgehandeld. De rest van de ochtend kun je gebruiken voor bijvoorbeeld afstemming met collega’s of het voeren van videogesprekken met klanten.
Niet iedereen houdt van een vroege start. Anderen vinden het juist prettig om later op dag aan de slag te gaan. En weer anderen nemen een uitgebreide pauze tussen het werken door, waarin ze iets heel anders doen. Bijvoorbeeld even bewegen of koffie drinken met de anderen in huis.
Wat het ook is, belangrijk dat je er goed over nadenkt wat voor jou werkt en je hieraan ook echt houdt. Nog niet helemaal zeker wat jouw ideale routine is? Experimenteer dan enkele dagen met een ander schema. En kijk waar je de meeste energie van krijgt.
2 | Deel je schema met anderen
Heb je je routine, dan is het belangrijk dat je ook je collega’s hiervan op de hoogte brengt. Zo weten ze wanneer ze contact met je kunnen opnemen en wanneer online vergaderingen kunnen worden gepland. En heel belangrijk, ze weten ook wanneer ze je even met rust moeten laten.
Om je schema te delen met anderen kun je natuurlijk gebruik maken van een online agenda. Wij werken bijvoorbeeld met Google Calendar en hebben deze voor collega’s open gezet. In de kalender maak je eenvoudig met blokken duidelijk hoe je dag er uit ziet en wanneer je wel / niet bereikbaar bent.
Mocht je nog geen online agenda hebben, check da hier de beste online kalenders die momenteel beschikbaar zijn: The 10 best calendar apps of 2020
3 | Stel prioriteiten per dag
Het is ook handig om scherp te hebben wat je prioriteiten elke dag zijn. Maak een takenlijst aan het einde van de dag voor je activiteiten van de volgende dag. Sorteer je taken in volgorde van prioriteit. Spreek met jezelf af dat je de hoogste prioriteit taken sowieso gaat afronden elke dag. Wat er ook gebeurt. Want ook al werk je thuis, er is altijd kans op afleiding of een ander verloop van de dag. De takenlijst houdt je focus op de juiste zaken en je zult zien dat je meer gedaan krijgt.
Je kan eenvoudig zelf een takenlijst maken in je online agenda en deze aan het begin van de dag inplannen. Gedurende de dag werk je takenlijst bij op basis van wat je hebt afgerond. Er zijn natuurlijk ook talloze specifieke apps en applicaties voor dit soort lijstjes. Bekende takenlijstjes zijn natuurlijk Trello en Evernote. Maar ook Google Keep of Google Tasks hebben wij ook goede ervaringen mee. In dit artikel worden zelfs een top 22 genoemd: Top 22 Online To-do List Apps To Stay Ahead in 2020.
4 | Minimaliseer afleiding
Herken je dat? Ben je net lekker iets aan het uitwerken, dwalen je gedachten af. En voor je het weet heb je je mobiel er bij gepakt of een nieuwe browser tab geopend. Waar je mee bezig was, verdwijnt naar de achtergrond. Weg is de focus. En waarschijnlijk ook je productiviteit.
Probeer daarom afleiding te voorkomen. Dat is natuurlijk altijd belangrijk. Ook op kantoor. Maar thuis is er andere afleiding. En waarschijnlijk ook nog wel meer afleiding ook. Bijvoorbeeld je familie of andere huisgenoten die aandacht vragen. Een televisie of radio die aan staat. Die serie op Netflix waarvan je eigenlijk nog wel een aflevering wil zien. De hond die uitgelaten moeten worden.
Ga dus bij voorkeur ergens afgezonderd zitten waar je niet afgeleid wordt door wat er allemaal gebeurt in huis. Niet iedereen heeft helaas de luxe van een aparte werkkamer. Maar wellicht kun je een tijdelijke werkplek inrichten op je slaapkamer of op zolder. Als er maar een deur is die dicht kan.
Hiermee voorkom je ook ruis op de achtergrond als je een videogesprek voert met een collega of klant. Het komt niet heel professioneel over als in de achtergrond je kinderen door het beeld rennen of je hond begint te blaffen. En ohja zit je wel op je slaapkamer tijdens het videogesprek, zorg dan in ieder geval dat het bed is opgemaakt.
Wat je tenslotte nog kunt doen om ook ‘digitale’ afleiding te voorkomen is natuurlijk simpelweg je telefoon stil zetten of wegleggen. En installeer een applicatie die tijdelijk websites of binnenkomende berichten blokkeert. Er zijn er talloze online te vinden. Goede ervaringen hebben wij met Momentum en FocusMe.
5| Stel duidelijke grenzen met je familie in
Normaal als je thuis bent werk je niet of nauwelijks. Dat is hoe je familie en huisgenoten het gewend zijn. Alleen de komende weken zal het wel even anders zijn. Ja bent thuis, maar er moet toch echt gewoon gewerkt worden.
En dat vraagt wat van je familie. Zeker nu de komende weken ook kinderen grotendeels thuis blijven door de sluiting van de scholen. De kans is groot dat ze je in van alles gaan betrekken. Een sleutel die kwijt is, een spelcomputer die niet werkt of boodschappen die moeten worden gedaan.
Maak dus ook hier duidelijke afspraken. Laat weten wanneer je werktijden zijn en wanneer je niet gestoord kan worden. Bijvoorbeeld tijdens de videogesprekken die je voert met klanten of collega’s. Ook hier helpt het als je ergens kunt gaan zitten in huis waar je de deur achter je dicht kunt trekken en niet zichtbaar bent voor anderen.
6 | Maak het jezelf zo comfortabel mogelijk
Sommige mensen kunnen prima de hele dag in hun pyjama of ondergoed rondlopen, niet douchen en toch zeer productief werken. Anderen kleden zich juist weer heel professioneel om in een werk modus te komen. Iedereen is ook hierin anders. Experimenteer hiermee en kijk wat voor jou werkt. Belangrijk is sowieso dat het comfortabel zit, zodat je optimaal kunt werken.
Overigens is representatieve kleding is niet onbelangrijk als je ook gesprekken voert via video. Je wil namelijk wel professioneel overkomen op beeld. Als je werk het toelaat, plan die videogesprekken een beetje bij elkaar in je agenda. Kun je daarna snel je overhemd weer verruilen voor je joggingpak 🙂
Comfortabel werken gaat natuurlijk wel iets verder dan de kleding die je draagt. Zorg dat je thuiswerkplek ingericht is op die manier die jij prettig vindt. Je gaat hier immers de komende weken veel tijd doorbrengen. De basis is natuurlijk een goede stoel en bureau. Maar denk ook aan monitor waar je je laptop op kunt aansluiten. Ook dit zal je productiviteit verhogen. In dit artikel lees je hoe het beste een thuiswerkplek kunt installeren: Create the Perfect Home Office in 8 Steps
7 | Ontdek nieuwe digitale tools en functionaliteiten
Waarschijnlijk ben je al bekend met enkele tools waarmee je al een groot deel van je werkzaamheden op afstand kan doen. Je e-mail en je bestanden heb je thuis vaak al tot je beschikking en bijna iedereen heeft wel een account op Skype, Webex of Slack. Dit is de basis voor op afstand kunnen werken en contact houden met je collega’s.
Inventariseer voor jezelf welke werkzaamheden je de komende weken van plan bent te gaan doen. En beoordeel dan of er nog overige tools die je in deze situatie nodig gaat hebben. Schroom niet om nieuwe tools te ontdekken. WebEx bijvoorbeeld is perfect voor afstemming met collega’s, maar voor online klantgesprekken zijn er betere mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan 24sessions of Vectera. Een tool die wij ook veel gebruiken om feedback van onze klanten te ontvangen op documenten is bijvoorbeeld ReviewStudio. En zo zijn er nog veel meer. Check bijvoorbeeld ook eens: The homeworking tools we use everyday
Verhoog ook je handigheid met de applicaties die je al hebt. Vaak zul je nog maar beperkt gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheden van deze tools. Maar in deze situatie ben je er van afhankelijk. Bepaal welke tools voor jouw belangrijk zijn en kijk wat er allemaal mogelijk is. Doorloop tutorials en experimenteer. Mogelijk gaat er een wereld voor je open aan functionaliteiten die de komende weken erg handig kunnen zijn. En ook handige kennis voor de periode na COVID-19.
8 | Zorg voor water en (healthy) snacks
Tenslotte, niet onbelangrijk: je eten en drinken. Je wilt tijdens het thuiswerken natuurlijk geen honger lijden of uitgedroogd raken. Zorg daarom voor dat je voldoende water en gezonde snacks binnen handbereik hebt. En neem regelmatig een pauze om naar de koelkast of het koffiezetapparaat te lopen. Te lang achter de computer zitten is nooit goed, dus dit is meteen een mooi moment om enkele stretch oefening te kunnen doen. Lees hier enkele handige bewegingsoefeningen die je ook thuis prima kunt uitvoeren: 15 Simple And Quick Stretches To Boost Work Efficiency
Een extra bonus van het thuiswerken is natuurlijk dat je kunt eten wat en hoe je maar wilt. Knoflook of stinkende vis, het maakt allemaal niet uit. Er zijn geen collega’s die je nu kunt belasten. Hooguit je familie! Dus neem het er van zolang je thuiswerkt.
Conclusie: prettig en effectief thuiswerken is mogelijk
De komende weken is dit voor velen het vooruitzicht. Het zal best wennen zijn. Je zult er achter komen dat het voor en nadelen heeft ten opzichte van een kantooromgeving waar alles al is ingericht op efficiënt kunnen werken. Dat is thuis meestal wel anders. Bedenk dus goed hoe je het gaat aanpakken. Zorg voor een goede werkwijze en een beetje discipline.
En heb jij of je organisatie hulp nodig bij het voeren van klantgesprekken op afstand, laat het ons weten. We helpen je graag om ‘up and running’ te komen met techniek en training. Check voor meer info gograpefruit.nl.
