Klantgesprekken via video doen we vaak vanaf kantoor, maar zijn natuurlijk ook heel goed mogelijk vanuit huis. Dit is juist ook de kracht van het videogesprek. Het kan op elke plek en elk moment. Er zijn echter enkele zaken om rekening mee te houden als je videogesprekken vanuit huis gaat voeren. Je thuisomgeving is nu eenmaal anders dan kantoor. Daarbij is elk huis en elke situatie verschillend. Daarom deze 8 tips voor videogesprekken vanuit huis. Tips die je helpen je om ook vanuit jouw huis een professioneel videogesprek te kunnen voeren. Veel succes!
1 | DE BESTE WERKPLEK
De beste plek is een plek in huis waar je goed kunt zitten, waar je voldoende privacy hebt, waar je ongestoord en geconcentreerd een videogesprek kunt voeren. Een studeerkamer is top, maar die is niet in ieder huis aanwezig. Een keukentafel is dan vaak een prima alternatief. En dan helpt het wel wanneer je de deur achter je dicht kunt doen.
2 | REPRESENTATIEVE ACHTERGROND
Een aanrecht vol met restanten van de lunch of een wand met de familiefoto’s van de laatste vakantie op Kreta. Voor je het weet laat je iets zien dat afleidt van de inhoud. Denk dus na over waar je gaat zitten en kijk ook vooral even wat er in beeld komt voordat je de beeldverbinding start. Ook kun je tegenwoordig heel handig gebruik maken van virtuele achtergronden, bijvoorbeeld in Zoom. Om dat goed te kunnen doen heb je wel een effen achtergrond nodig, of het liefst een green screen.
3 | AANDACHT VOOR GELUID
Je wilt niet alleen goed verstaanbaar zijn, maar ook je gesprekspartner goed kunnen verstaan. Dan helpt het om na te denken over twee belangrijke elementen. 1) de akoestiek, je wilt niet klinken alsof je in een lege stationshal staat. 2) de speaker/microfoon functie, het helpt namelijk wanneer de microfoon en speaker niet te ver van je af staan, zodat je niet hoeft te schreeuwen, maar op een normale manier kunt spreken. En bij twijfel kun je altijd nog een headset gebruiken.
4 | OOGCONTACT
De opdracht is simpel, zorg dat je webcam op ooghoogte komt te staan. Dat is de hoogte waarop je iemand recht in zijn ogen aankijkt, je hoofd is recht en ontspannen. Gebruik je een laptop, zorg dan voor een laptopstandaard. Geen standaard aanwezig, geen probleem, een stapel boeken helpt ook.
5 | HET JUISTE LICHT
Wat je wilt bereiken is dat jij goed in beeld komt en licht is daarvoor een belangrijke factor. Probeer het (dag)licht in de ruimte wat af te remmen en zorg dat juist je videogesprek werkplek zelf goed verlicht is. Zo is de achtergrond minder fel verlicht dan jouw gelaat. Hierdoor blijft alle aandacht op jou.
6 | GOEDE INTERNETVERBINDING
De gemiddelde internetsnelheid zal in de meeste huishoudens geen probleem zijn, maar toch kan het geen kwaad om het even te controleren. En belangrijk om vervolgens te zorgen dat die snelheid ook stabiel blijft, dus even geen Netflix of online gaming want dan wordt het lastig om de verbindingssnelheid stabiel te houden. Je snelheid is tegenwoordig eenvoudig te testen via een online speedtest.
7 | GOEDE AFSPRAKEN
Maak goede afspraken. Je wilt voorkomen dat je tijdens een gesprek gestoord wordt door kinderen, partner en/of overenthousiaste huisdieren. Dus meld op tijd dat je een videogesprek gaat voeren. En een extra post-it op de deur tijdens een gesprek kan helemaal geen kwaad. Alles om te zorgen dat je ongestoord je gang kunt gaan.
8 | MELDEN
Belangrijk om de verwachtingen van je gesprekspartner te managen. Dus meld aan het begin van het gesprek dat je vanuit huis werkt. Geef aan hoe het zit met de privacy en bespreek eventuele alternatieven mocht dit een probleem zijn. In de praktijk loopt het dan wel los. Sterker nog het feit dat je bereikbaar bent vanuit huis, maakt dat er meer begrip en waardering zal zijn.
Meer weten over het professioneel voeren van videogesprekken vanuit huis? Of natuurlijk ook vanuit kantoor. Neem dan even contact met ons op. We helpen graag.
