En dan is het eindelijk zo ver, tijd om je voor je videogesprek pilot het team samen te stellen. Maar hoe dan? Ga je ze aanwijzen? Ga je voor een afspiegeling om een representatief team te krijgen? Of start je met de groep medewerkers die zelf hebben aangegeven mee te willen doen, de enthousiastelingen, degene die hoog in hun energie zitten.
Niet het grootste dilemma, maar toch… Laten we vooropstellen dat je betrokken en kundige medewerkers/adviseurs nodig hebt voor je videogesprek pilot. Uiteindelijk zijn zij degene die de videogesprekken moeten voeren. Zonder medewerkers/adviseurs heb je geen pilot. Je hebt ze dus hard nodig. Niet alleen vanwege de handjes, maar vooral ook omdat hun inzet tijdens de pilot bepalend voor het uiteindelijke succes. Succesbepalend? Dan ga je wellicht toch nog even anders kijken naar de manier waarop je het team voor de pilot samenstelt. Terug naar de vraag; ga je ze aanwijzen, afspiegelen of laat je medewerkers zichzelf aanmelden? Hoe je het ook organiseert aan alle vormen kleven voor- en nadelen.
AANWIJZEN
Soms weet je gewoon wie je nodig hebt om van de pilot een succes te maken, dan is aanwijzen een eenvoudige manier om het team samen te stellen. Keerzijde is wel dat je zelf al wel soort van een aanname hebt gedaan dat de betreffende medewerker(s) ook zin hebben in een videogesprek pilot. Gevaar schuilt hier vooral in het deel dat het aanwijzen als een opdracht voelt en daarmee toch voor iets van negatieve energie zorgt.
Voordelen:
- Grip op kwaliteit van de medewerker
- Vergroot de kans op succesvolle pilot
Nadelen:
- Kan voelen als ‘moetje’
- Beperkte mogelijkheden voor medewerkers die minder goed op het netvlies van staan
- Niet altijd representatief voor de organisatie
AFSPIEGELEN
Met het oog op de toekomst lijkt deze methode de meest zuivere, het vertrekpunt is het samenstellen van een pilotteam dat een representatieve afspiegeling vormt van de organisatie. Deze afspiegeling zorgt mogelijk ook dat je al tijdens de pilot zicht krijgt op uitdagingen die je anders pas tijdens een uitrol of introductie tegen gaat komen. Denk aan weerstand bij een bepaalde groep medewerkers of extra instructies voor minder digitaal-vaardige adviseurs. De vraag is of je nu al zit te wachten op extra uitdagingen of dat je het al uitdagend genoeg vindt om een succesvolle pilot neer te zetten. Kiezen uit kwaden dus.
Voordelen:
- Representatief voor de organisatie
- Waardevolle input voor uitrol
- Draagvlak en herkenbaarheid
Nadelen:
- Kost vaak meer tijd om tot een compleet team te komen
- Motivatie om deel te nemen aan pilot is zorgpunt
ZELF LATEN KIEZEN
Medewerkers die zelf hun vinger opsteken, met volle overtuiging kiezen om deel te nemen aan de pilot. Wat een feest. Maar voor je iedereen uitnodigt zich aan te melden moet je wel zorgen dat je goed kijkt naar wie je uiteindelijk nodig hebt. Je wilt tenslotte niet alleen enthousiaste maar vooral ook kundige medewerkers. Hang daarom altijd iets van criteria aan het kunnen deelnemen aan de pilot. De vorm heeft uiteraard ook nadelen, bijvoorbeeld dat je weer dezelfde medewerkers krijgt als bij de vorige pilot.
Voordelen:
- Gemotiveerde medewerkers
- High energy
Nadelen:
- Vaak dezelfde medewerkers
- Juiste skills moeilijk te filteren
- Het (mogelijk) niet halen van het benodigde aantal medewerkers
HARSTIKKE LEUK, MAAR HOE ZOUDEN JULLIE HET DOEN?
Hoe wij het zouden doen? Ondanks de nadelen adviseren wij organisaties om dit soort pilots te starten met medewerkers die graag mee willen doen. Medewerkers die zelf hun vinger opsteken. Feit is dat je in deze fase medewerkers nodig hebt die hoog in de energie zitten en openstaan voor vernieuwing. Maar zorg wel dat je oog blijft houden voor de samenstelling, een groep die representatief is voor de organisatie zorgt tenslotte voor meer inzicht én draagvlak binnen de organisatie. Maar als die afspiegeling zich niet spontaan aandient dan lekker starten met de groep die je hebt weten te verzamelen.
Niet onbelangrijk; maak voorafgaand aan de selectie goede afspraken met de organisatie over de impact van deelname aan de pilot. Kan een medewerker bijvoorbeeld gedurende de pilot voor 100% vrijgespeeld worden of wordt er verwacht dat ook een bepaald percentage van de reguliere werkzaamheden doorlopen? Van het laatste zijn wij geen fan, we zien te vaak dat er gedurende de pilot toch iets van een conflict ontstaat. Tijd is en blijf een lastig ding. En je wilt niet dat het agendaconflict van de adviseur het succes van de pilot beïnvloed.
En hoe je het ook doet, maak er een feestje van! Niet alleen bij de start, dat is te makkelijk. We hebben het hier toch over gesprekken via Live Video, dus waarom geen Voice of Holland achtige audities? Op die manier wordt de aanloop ook spannend en leuk. En wat dacht je van tijdens de videogesprek pilot, als dingen niet gaan zoals ze bedacht waren, als de techniek even niet meewerkt. Of als er een overwinning is! Dat zijn de momenten die zorgen dat je pilotteam bij elkaar blijft, dat de positieve energie wint, dat iedereen morgenochtend weer fris en fruitig zijn schouders eronder zet.
Dit artikel is onderdeel van de serie ‘Succesvol videogesprekken voeren met klanten’. Elke week een nieuw artikel. Bekijk hier alle beschikbare artikelen uit de serie.
Wij zijn experts in het videogesprek. Wij helpen organisaties bij professionaliseren van videogesprekken met klanten. Digitaal. Persoonlijk. Dichtbij. Weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Check onze dienstverlening of maak meteen een afspraak.
